Одним из наиболее важных и юридически необходимых инструментов, которые должны быть созданы и поддерживаться отделами кадров, являются кадровые файлы сотрудников. Эти документы и записи, которые хранятся в таких файлах, могут различаться в зависимости от квалификации сотрудников и характера бизнеса, однако некоторые из них являются крайне важными. Полные, хорошо организованные и обновленные документы в одном месте будут очень полезны и всегда под рукой, когда работодатель хочет принять какие-либо решения, касающиеся сотрудников. Эти файлы также имеют доказательную ценность для официальных органов и в судах в случае аудита или судебных исков.

Юридическое обоснование

Статья 75 Закона о труде Турции № 4857 гласит: «Работодатель составляет личное дело каждого работника, работающего в его учреждении. В дополнение к информации о личности работника, работодатель обязан хранить все документы и записи, которые он должен организовать в соответствии с настоящим Законом и другими законами, и показывать их уполномоченным лицам и властям по запросу». Это обязывает работодателя не только создавать и хранить такие файлы, но и регулярно обновлять их в соответствии с законодательными требованиями.

Конфиденциальность файлов сотрудников

В соответствии со вторым абзацем статьи 75 Закона о труде Турции, работодатель обязан использовать полученную информацию о работнике в соответствии с принципами честности и закона и не разглашать информацию, в отношении которой работник имеет обоснованные интересы к сохранению в секрете. Нарушение конфиденциальности личного дела сотрудника может привести к юридическим последствиям, включая обязанность возмещения ущерба и административные штрафы.

Документы, необходимые при приеме на работу

При приеме на работу важно собрать и хранить следующие документы:

• • Копия удостоверения личности – необходима для идентификации сотрудника.
  • Копия регистра удостоверения личности – подтверждает регистрацию по месту жительства.
  • Справка с места жительства – подтверждает адрес проживания сотрудника.
  • Копия диплома – подтверждает образование и квалификацию сотрудника.
  • Справка о состоянии здоровья – подтверждает пригодность к работе.
  • Карточка группы крови – может быть важной в экстренных медицинских ситуациях.
  • Справка о судимости – необходима для проверки правового статуса.
  • Фотографии – используются для оформления различных документов и пропусков.
  • Информационный документ о браке/семье – необходим для учета семейного положения.
  • Документ о статусе военной службы – подтверждает прохождение или освобождение от военной службы.
  • Трудовой договор/Сервисный договор – формализует трудовые отношения.
  • Регистрация нового сотрудника в СГК – обязательна для социальной защиты.

Документы, касающиеся квалификации сотрудника

В зависимости от квалификации сотрудника могут потребоваться дополнительные документы:

• • Поощрительный документ – фиксирует достижения сотрудника.
  • Оригинал или копия листка нетрудоспособности – для сотрудников с инвалидностью.
  • Письменное подтверждение от налоговой администрации – для сотрудников, имеющих пособие по инвалидности.
  • Записи İŞKUR – для бывших осужденных, пострадавших от террора или инвалидов.
  • Разрешение родителей – для сотрудников младше 18 лет.
  • Копия разрешения на работу – для иностранных сотрудников.

Документы, касающиеся характера бизнеса

В зависимости от специфики бизнеса могут потребоваться следующие документы:

• • Документ о согласии на сверхурочную работу – подтверждает согласие сотрудника.
  • Справка о хранении оборудования – фиксирует переданное сотруднику оборудование.
  • Отчеты судмедэксперта – могут быть обязательны для определенных видов работ.
  • Медицинские отчеты – для работ, требующих периодического медицинского контроля.
  • Список работников, выполняющих тяжелые и опасные работы – необходим для учета.
  • Копия водительских прав – для сотрудников, выполняющих функции водителя.
  • Посменный график – фиксирует рабочие часы сотрудников.

Документы, необходимые во время работы

На протяжении всего периода работы сотрудника необходимо обновлять и хранить следующие документы:

• • Документы, связанные с отпуском – ежегодный оплачиваемый отпуск, неоплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам и т.д.
  • Отчеты о трудоспособности/нетрудоспособности – фиксируют состояние здоровья сотрудника.
  • Дисциплинарные меры – предупреждения и другие меры.
  • Справки об отпусках по болезни и нетрудоспособности – фиксируют периоды отсутствия.
  • Подписанные платежные ведомости – подтверждают выплаты зарплаты.
  • Конфискация заработной платы – фиксируют удержания из зарплаты.
  • Письменные уведомления о повышении зарплаты, переводе и т.д. – фиксируют изменения в трудовых отношениях.
  • Формы служебной аттестации – оценивают работу сотрудника.
  • Документы по охране труда и технике безопасности – информируют о рисках.
  • Отчеты о несчастных случаях на производстве – фиксируют происшествия.
  • Согласие на временный перевод – фиксирует перемещения сотрудника.
  • Служебная переписка – все письма и документы, касающиеся работы сотрудника.

Документы, добавляемые при увольнении

При увольнении сотрудника необходимо собрать и хранить следующие документы:

• • Заявление о снятии с регистрации в СГК – фиксирует окончание трудовых отношений.
  • Выпуск документа – подтверждает выдачу всех необходимых документов сотруднику.
  • Справка с места работы – подтверждает факт работы.
  • Уведомление о прекращении трудового договора – формализует увольнение.
  • Заявление об отставке – фиксирует добровольный уход сотрудника.
  • Расчетные ведомости выходных пособий – подтверждают выплаты.
  • Документы, подтверждающие наличие уважительной причины для увольнения – фиксируют основания для увольнения.
  • Уведомления через нотариуса – юридически значимые уведомления.
  • Письменные уведомления – фиксируют все важные сообщения.

Другие документы

Также могут понадобиться дополнительные документы, такие как:

• • Форма заявления о приеме на работу – фиксирует намерение сотрудника работать в компании.
  • Форма предложения о приеме на работу – формализует предложение работодателя.
  • Копия свидетельства о браке – фиксирует семейное положение.
  • Рекомендательные письма – оценивают профессиональные качества сотрудника.
  • Резюме – содержит информацию о квалификации и опыте.
  • Копия удостоверения личности иждивенца – фиксирует информацию о иждивенцах сотрудника.
  • Отзывы с бывших рабочих мест – оценивают предыдущий опыт работы.
  • Документ о минимальном прожиточном минимуме – фиксирует доходы на предыдущем месте работы.

Заключение

Создание и поддержание кадровых файлов сотрудников является обязательной практикой для всех работодателей в Турции. Эти файлы не только помогают в управлении персоналом, но и играют ключевую роль в соблюдении законодательных требований и защите интересов как сотрудников, так и работодателей. Регулярное обновление и правильное ведение этих файлов могут значительно облегчить управление кадрами и минимизировать риски юридических проблем.

Если Вам хочется получать много интересной и полезной информации настоятельно советуем подписаться на наш  ТЕЛЕГРАМ канал

Эта статья предоставляется исключительно в информационных целях и не является бухгалтерской или юридической консультацией. Автор не несет ответственности за возможные ошибки или изменения в законодательстве, которые могли произойти после публикации. Информация не предназначена для использования в качестве руководства при решении конкретных правовых вопросов и не заменяет консультацию у профессионального бухгалтера в Турции. Для получения актуальных и достоверных рекомендаций следует обратиться к лицензированным бухгалтерам в Турции.

Вся информация, размещённая на сайте, носит исключительно информационный характер. Статья является конфиденциальной и интеллектуальной собственностью владельца сайта https://www.buhgaltertr.com/. Использование данного материала в образовательных целях разрешается при обязательном указании ссылки на соответствующую страницу сайта в качестве источника. Любое цитирование или использование содержания данной страницы в коммерческих целях, а также использование материала без надлежащей ссылки на источник запрещено без предварительного письменного согласия владельца сайта. Администрация сайта, несмотря на все предпринятые меры по обеспечению точности информации, не несет ответственности за её использование или интерпретацию.