СОЗДАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

Каждый собственник бизнеса и руководитель предприятия понимает насколько важны первичные бухгалтерские документы. Из них состоит бухгалтерский и налоговый учет, финансовая отчетность. Для качественного ведения учета необходимо знать, как нужно оформлять все первичные документы и как правильно хранить их от порчи и потери в течении пяти лет.

Первичная документация – основа ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии, поскольку это источник информации о его деятельности. Поэтому качество учета зависит от своевременного оформления и правильного ведения документов. Они одновременно используются как источник доказательств при разрешении в судебных органах хозяйственных споров в случае проведения ревизий.

В первичных документах в договорахнеобходимо прописать следующую информацию:

• Название предприятия;
• название документа;
• место и дата составления;
• идентификационный код предприятия из государственного реестра;
• содержание хозяйственной операции, единицы измерения;
• доверенность, удостоверяющая получателя;
• номер фактуры;
• расходная накладная;
• товарно – транспорта накладная;

• должность, фамилии, имя, отчество ответственного лица, совершающего операцию;
• акт выполненных работ;
• выписка из банка;
• при необходимости отпечаток штемпеля.
• Кроме перечисленных, в зависимости от вида деятелности или сделки могут быть еще и другие документы.

При заполнении бланков отчетности не допускаются помарки и исправления. За правдивость информации, указанной в документе, несет лицо, которое подписало и составило документ.Правильно оформленный документ имеет юридическую силу. Они могут быть как в бумажном, так и в электронном виде.Электронный документ тоже имеет юридическую силу, если от правильно оформленной и содержит электронную подпись.

Для того чтобы документы не портились и не терялись, нужно на предприятии создать необходимые условия хранения. Первичная документация должна находиться в специализированных помещениях или закрытых шкафах, бланки суровой отчетности в металлических шкафах или сейфах. За сохранность финансовых документов ответственность несет собственные, уполномоченные лица или на основании заключении договора с бухгалтером в офисе бухгалтера.